Jak szybko polskie firmy odpowiadają na zapytania ofertowe

Livespace, polski producent CRM, zbadał obsługę zapytań ofertowych metodą tajemniczego klienta. W październiku 2025 roku firma wysłała 200 identycznych, prostych zapytań biznesowych na ogólne adresy e-mail polskich firm B2B z sektora MŚP. Badanie objęło pięć branż: IT i oprogramowanie, doradztwo i szkolenia, marketing, PR i eventy, finanse i ubezpieczenia oraz transport i logistykę. Każda firma miała 5 dni roboczych na odpowiedź, a badacze notowali, czy w ogóle zareagowała, jak szybko i jak prowadziła komunikację.

Wynik główny: odpowiedziały 43 firmy z 200, czyli 21,5%. Pozostałe 157 zapytań (78,5%) zostało bez żadnej reakcji. Firmy, które się odezwały, robiły to średnio po 11 godzinach.

Różnice między branżami są duże. IT i oprogramowanie odpowiadało najczęściej (40%), ale zarazem najwolniej - średnio po 17 godzinach. Doradztwo i szkolenia odpowiedziały na 30% zapytań (średnio 9 godzin), finanse i ubezpieczenia na 17,5% (7 godzin), a marketing, PR i eventy na 15%. Stawkę zamyka transport i logistyka z wynikiem 5%. Branża marketingowa zareagowała najszybciej: średnio 4 godziny, licząc w godzinach roboczych. Zapytania trafiły do niej jako jedyne w piątek po południu, więc czas liczony kalendarzowo wyniósł aż 57 godzin.

Jakość komunikacji też zostawia pole do poprawy. 42% odpowiadających firm poprosiło o dodatkowe informacje lub przesłało brief przed przygotowaniem oferty. 23% wymagało kontaktu telefonicznego, zanim udzieliło jakichkolwiek informacji ofertowych. 19% dołączyło materiały budujące wiarygodność, np. PDF z portfolio czy referencje. 16% odpowiedzi stanowiły autorespondery - i aż 71% firm, które je wysłały, nie podjęło już żadnego dalszego kontaktu.

Autorzy wskazują, że problemem nie jest nadmiar zleceń, tylko dziurawy proces obsługi zapytań, często niewsparty narzędziami. Pierwszy krok do zmiany formułują wprost: odpowiedzieć na maila, gdy klient się odzywa. Raport zamyka praktyczna checklista do audytu własnego procesu - od przechwytywania leadów i SLA reakcji, przez CRM i follow-upy, po podział odpowiedzialności w zespole.